25 Nov 2022: een update ven Mark van VLoeindIT:

Sharing - overzicht.xlsx

Ik heb een update in het Sharing Systeem gedaan. Hiermee hoeven veel minder Sharing Rules gemaakt te worden. In plaats daarvan moet het veld 'NetwerkGroupId' op het Netwerk goed zijn ingevuld: ik heb code geschreven die ervoor zorgt dat elke keer dat een record wordt gemaakt of bewerkt, deze gedeeld wordt met de NetwerkGroup van het gerelateerde Netwerk. Een paar belangrijke aandachtspunten:

• een NetwerkGroupId moet altijd uit 18 tekens bestaan en beginnen met 00G. Dat was niet overal goed ingevuld: er waren er ook die 17 tekens hadden en begonnen met 3D. Dit heb ik voor alle bestaande netwerken goed gezet.
• voor nieuwe netwerken gaat de Sharing automatisch, als er maar een netwerkGroup bij is gemaakt, en deze op het netwerk is ingevuld. Er hoeven voor nieuwe netwerken geen nieuwe Sharing Rules meer gemaakt te worden.
• Sharing Rules blijven wél belangrijk voor Netwerken waarin Community Users actief zijn die zelf records kunnen aanmaken. Voor deze Netwerken moeten de Sharing Rules blijven bestaan. Daarbij is het belangrijk dat op de Sharing Rule ok het vinkje 'Include records owned by users who can’t have an assigned role’ wordt aangezet: anders worden records van Community Users alsnog niet gedeeld...

Tenslotte: ik upload ook een excel-bestand, met daarin een overzicht van hoe de Sharing per Object staat ingesteld.

Over netwerk codes op de user accounts:

De standaard NetwerkRelatie en Object NetwerkOwner blijven belangrijk. Als een User een record aanmaakt, en bij die User zijn deze netwerkcodes ingevuld, dan wordt het Netwerk automatisch ook op het nieuwe record ingevuld en wordt er automatisch een NetwerkRelatie van het netwerk met het nieuwe record gemaakt. Voor Personen en Organisaties werkt het sharing-systeem nu op basis van die NetwerkRelaties, voor de andere objecten op basis van het ingevuld Netwerk op een record. Als dit niet is ingevuld, wordt een record ook niet met de netwerkgroep gedeeld. Dus: voor alle Users moeten de netwerkcodes ingevuld blijven. En als een User naar een ander Netwerk gaat, kan de code worden aangepast. Dat doet niets met alle records die een User al had aangemaakt, maar vult het nieuwe Netwerk in op records die een User vanaf dat moment aanmaakt. Hierin is geen enkel verschil tussen Partner Users en interne Users. Alleen voor Customer Community Users (in INNNER en GOHvA) werkt het allemaal net een beetje anders. Maar ook voor hen moeten de netwerkcodes worden ingesteld. Verschil is alleen dat hun records alleen via sharing rules gedeeld kunnen worden.