Het werkt een stuk efficiënter en AVG vriendelijker wanneer mensen uit jouw netwerk zichzelf op kunnen geven voor je netwerk in Salesforce. Bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief, als bezoeker van een evenement of als deelnemer aan een evenement.

Gegevens van nieuwe personen komen het systeem in via de door de Hogeschool ondersteunde dienst Forms.office.com. Dit artikel legt uit hoe je dit voor jouw netwerk realiseert.

Voorbeelden van het gebruik

Nieuwsbrief inschrijving Knowledge Mile

Het eerste formulier dat is gemaakt is voor het Knowledge Mile netwerk. De mensen die dit invullen als de nog niet bestaan aangemaakt, gekoppeld aan Knowledge Mile, en als de organisatie is ingevuld wordt deze gekoppeld.

Gebruik

Het formulier wordt gebruikt in de email handtekeningen, en in verschillende communicatie uitingen.

Link voorbeeld

Eventbezoekers HvA in de Stad

Voor het WeMakeThe.City studenten programma is een aanmeldformulier gemaakt. Bezoekers worden aangemaakt als ze nog niet bestaan en automatisch gekoppeld in SalesForce aan het evenement.

Gebruik

Een nieuwsbrief stuurt bezoekers naar een webpagina waar de aanmeld link is geplaatst.

In Salesforce is het ook opgenomen als aanmeldlink bij het evenement, zodoende komt op de website ook naar voren.

Project aanmeldingen Go-HvA

Het Green Offive organiseert jaarlijks de Go Gamechanger Awards. Met een oproep voor Projecten. Projecten ingevuld in dit formulier worden automatisch goed opgenomen in salesforce met de juiste koppelingen.

Gebruik Een aanmeld formulier dat op meerdere plekken gecommuniceerd word waarna de projecten automatisch goed opgenomen worden.

Persoon project relatie Buurtcampus

Hiermee is het mogelijk om student registratie te bij te houden bij de projecten. De buurtcampussen maken hier gebruik van. Deze gegevens worden via excel in geladen

Gebruik Vanuit een excel bestand worden de lijsten met studenten, het project, en de start en eind datum van hun betrokkenheid in 1 keer ingeladen. Studenten worden gekoppeld aan het netwerk en het project.

<aside> 👌 Salesforce is een intelligent systeem dat na het invullen aan de hand van het e-mailadres checkt of dat een contact al bestaat. Als het bestaat worden de gegevens verrijkt, zo niet wordt het contact aangemaakt en op juiste wijze gekoppeld!

</aside>

Hoe te realiseren?

1. Zodra je een event/netwerk/project hebt waarbij je automatisch gegevens wilt laten opnemen, neem dan contact op met @Maarten Terpstra of @Najib Aynan
2. De basis is de koppeling tussen Salesforce en Forms van Office. Dat wordt voor je gedaan.
3. Vervolgens wordt het gekoppelde formulier met je gedeeld. Daarin staan dan alle velden die gekoppeld kunnen worden. Dit formulier kun je opmaken, en vragen die niet relevant zijn aanpassen.
4. PAS OP! Zorg ervoor dat primary language Nederlands is.

Tips

• Zorg dat je de juiste invul link oppikt om te delen met je netwerk.

• Test zelf het formulier, en kijk of de informatie op de juiste plek binnenkomt in salesforce.

• Pro-tip1: Je kunt de tekst op de bedank pagina aanpassen naar iets persoonlijks.

• Pro-tip 2: In de vraagstelling kun je een leuke tone-of-voice toepassen. Zie dit voorbeeld van de Amsterdam Donut Coalitie:

  Microsoft Forms

Link om gedeelde formulieren te bewerken: forms.office.com

Gedeelde formulieren tref je bij "Shared with Me".

<aside> 👌 Gegevens aanleveren in Excel Het is ook mogelijk om in 1 keer een heleboel gegevens aan te leveren via een excel bestand. Download dit excelbestand, vul je gegevens in de juiste gele tabbladen in en stuur het naar [email protected] . Hier staat deze manier van werken beschreven

</aside>

Welke formulieren zijn er al?

Hieronder tref je een aantal voorbeelden van formulieren die er nu al (succesvol) beschikbaar zijn.

Formulieren