Het is mogelijk om automatische emails vanuit het Community Platform te sturen bij evenementen. De bezoekers ontvangen een email waarmee hun aanmelding wordt voor een evenement wordt bevestigd EN 24 uur voor aanvang ontvangen ze weer een email als reminder.

Deze oplossing is gebouwd in Salesforce Flows en zodoende relatief makkelijk te onderhouden omdat je niet de code in hoeft te duiken! Er zijn 2 Salesforce flows namelijk aanmeldbevestiging en de reminder. Mark van VloeiendIT heeft hiervoor een maatwerk een element gemaakt zodat het from e-mailadres te customizen is.

Direct aan de slag!

Het is super makkelijk om live te gaan met deze functie. Vink het vinkje Automatische Event Mails aan. Alleen de admins en degene die in de permissie set zitten met evenement write rechten kunnen dit! Ook moeten de volgende velden zijn ingevuld bij het evenement in Community Platform:

• datum event
• start tijd event (WEL INVULLEN voor ICS bijlage MAAR de merge fields NIET GEBRUIKEN IN JE EMAIL!!!)
• eind tijd event (WEL INVULLEN voor ICS bijlage MAAR de merge fields NIET GEBRUIKEN IN JE EMAIL!!!)
• inschrijflink event

Als dit gedaan is dan ben je good to gooooo! Elke bezoeker ontvangt dan automatisch een aanmeldbevestiging en reminder. Per default worden deze emails verstuurd met: [email protected]. Als een netwerk liever met een eigen e-mailadres deze mails verstuurd dan is dit mogelijk.

Met een algemene netwerk e-mail mailen

Let op, voordat een netwerk met haar eigen e-mailadres de mails kan versturen moeten er een aantal acties gedaan worden, namelijk:

• Het netwerk moet de beschikking hebben over een algemeen e-mailadres. Het is dus geen persoonlijk e-mailadres in ieder geval niet in Community Platform!
• Het netwerk moet de DNS instellingen kunnen (laten) aanpassen van de email en zo het SPF en DKIM records toe te voegen. Lees hier hoe je dat doet.
• Vraag aan VloeiendIT om een netwerk profiel aan te maken en stel dit netwerkprofiel in bij de users vervolgens in.
• Voeg het e-mailadres toe aan Organization-Wide Email Address, dat doe je hier. EN stel in dat het gebruikt kan worden door netwerk profiel, dit het profiel dat VloeiendIT heeft aangemaakt.
• Het netwerk moet toegevoegd worden aan de 2 Salesforce flows namelijk aanmeldbevestiging en de reminder.
  • PRO TIP doe deze werkzaamheden in deze volgorde.

1. DNS inregelen

Om met een gewenst email te kunnen emailen vanuit Communitty moeten in de DNS een SPF en DKIM worden ingesteld dit moet zowel bij aan de achterkant van de email provider als aan de achterkant van Community Platform gebeuren. Hoe je dit doet/ laat doen lees je hier.

De netwerken die vroegen om deze oplossing zijn voorzien met template met het eigen merk.

Verder is er ook een platform breed template/white label.

2)Netwerk toevoegen aan flows en email tempaltes

Heb je een uniek e-mailadres hebt en DNS ingeregeld? Dan ben je lekker bezig nu kan je het netwerk toevoegen aan de flows. Hierbij ga je het volgende doen:

• Maak twee emailtemplates aan met een unieke en logiosche herleidbaare naam, een voor aanmeldbevestiging en een voor de reminder. Gebruik hierbij de tempaltes hieronder of clone de betreffende tempaltes van een andere netwerk.
• Voeg het netwerk en alle stappen/acties toe die daarbij horen aan de flows. Omdat het aardig wat stappen en acties heb ik (Najib) samen met Ryan hier een opname voor gemaakt.

Netwerk toevoegen aan SF flows Aanmeldbevestging en Reminder.mov